Reisekosten für Dienstreisen absetzen: So geht es!

Reisekosten für Dienstreisen, Verpflegung, Übernachtung für die Sie keine Spesen erhalten haben, können Sie Ihre Reisekosten in der Steuererklärung absetzen.

Das Wichtigste:

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind alle Kosten für ihre Diensfahrten: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Sie können die Reisekosten entweder vom ihrem Arbeitgeber steuerfrei als Spesen erstattet bekommen oder in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen ->.

Wer kann Reisekosten geltend machen?

Nur wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber keinen Ausgleich erhalten haben, können Sie die Reisekosten in der Steuererklärung absetzen. Absetzbar sind Kosten für folgende Fahrten außerhalb der Wohnung und des Betriebs (außerhalb der „ersten Tätigkeitsstätte“):

• Dienstreise
• Als Springer zwischen mehreren Arbeitsorten
• Fahrten zu versch. LKW-Stellplätzen für LKW Fahrer
• Kundenbesuch
• Leiharbeiter
• Beim Besuch einer Fortbildung

Dann können Sie 30 Cent pro gefahrenen Kilometer oder tatsächliche Kosten absetzen. Hinzu kommen Verpflegungspauschale, Übernachtungs- und Reisenebenkosten. Ihre Fahrten zur Arbeit rechnen Sie dagegen mit der Entfernungspauschale ab.

Der Unterschied zur Entfernungspauschale

• Vorteil für Reisekosten: Sie können jeden Kilometer der Hin- und Rückfahrt abrechnen.
• Nachteil für Reisekosten: Ihre Mitfahrer können nur tatsächliche Kosten absetzen.

Top Thema: Entfernungspauschale Pendlerpauschale Ratgeber, Fahrtkosten Rechner ->

Reisekosten – Was ist absetzbar?

Sie können folgende Reisekosten als Werbungskosten abziehen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen:

• Tatsächliche Fahrtkosten oder Reisekostenpauschale
• Verpflegungspauschale
• Unterkunftskosten
• Reisenebenkosten

Reisekostenpauschale oder tatsächliche Fahrtkosten?

Sie können zwischen dem Abzug der tatsächlichen Kosten und der Reisekostenpauschale wählen.  Pauschal können Sie 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer mit eigenem PKW, für Fahrten mit Motorrad, Moped und Mofa 20 Cent ansetzen. Für die Mitnahme anderer Dienstreisender, dürfen Sie seit der Reiserechtsreform 2014   nichts mehr abrechnen.

Verpflegungspauschale

Die Verpflegungskosten sind nur pauschal in zwei Sätzen absetzbar: Je nach Abwesenheit von zuhause oder vom Betrieb („erste Tätigkeitsstätte“) beträgt die Pauschale pro Tag:

• 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit
• 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit
• 14 Euro jeweils am An- und Abreisetag, bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung.

Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber während der Dienstreise Mahlzeiten zu Verfügung, wird die Pauschale um folgende Beträge gekürzt:

• Frühstück 5,60 Euro
• Mittagessen 11,20Euro
• Abendessen 11,20 Euro

Die Verpflegungspauschale dürfen Sie lediglich für die ersten drei Monate Ihrer Dienstreise am selben Ort abrechnen. Die Frist beginnt neu, wenn Sie die Tätigkeit mindesten vier Wochen unterbrochen haben. Der Grund darf auch Ihr Urlaub oder Krankheit sein. Hat Ihre Auswärtstätigkeit keine ortsfeste Tätigkeitsstelle, entfällt die 3-Monatsgrenze. Der BFH prüft aktuell die grundsätzliche Verfassungswidrigkeit der 3-Monatsgrenze (BVerfG, Az. 2 BvR 2251/13).

Übernachtungskosten

Für die ersten drei Monate je Einsatzstelle dürfen Sie Ihre tatsächlichen Übernachtungskosten (mit Beleg) absetzen. Unbegrenzt bleiben die Ausgaben bei wechselnden Einsätzen und nicht ortsfesten Arbeitsstätte.

Nach 48 Monaten in einer inländischen Auswärtstätigkeit dürfen Sie höchstens 1.000 Euro absetzen. Im Ausland bleiben Ihre Unterkunftsausgaben unbeschränkt abzugsfähig.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten können Sie folgende Ausgaben geltend machen:

• Gepäck (Beförderung, Aufbewahrung, Reisegepäckversicherung)
• Parkgebühren, Mautgebühren, Fähre
• Kosten eines Verkehrsunfalls
• Telefon- und Internetgebühren
• Kosten für die berufsbedingte Nutzung der eigenen Kreditkarte im Ausland

Bei beruflicher Weiterbildung, Fortbildung

Wenn Sie sich außerhalb Ihrer „ersten Tätigkeitsstätte“ beruflich weiterbilden, dürfen Sie Ihre Ausgaben für die Fahrten, Übernachtung und Verpflegung auch als Reisekosten abrechnen.

So rechnen Sie ab:

• Teilzeitfortbildung bis zu 20 Stunden pro Woche lohnt sich, da Sie für jeden zurückgelegten Kilometer Ihrer Hin- und Rückfahrten 30 Cent absetzen können. Ihre nachgewiesenen Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel dürfen Sie ebenfalls absetzen.
• Vollzeitfortbildung lohnt sich nur halb: Abziehbar ist die Pendlerpauschale mit 30/35 Cent  für jeden Kilometer der einfachen Entfernung zwischen der Wohnung und Fortbildungsstätte.
• Tipp: Kurzlehrgänge werden oft als Teilzeitfortbildung eigestuft, obwohl sie 20 Stunden / Woche übersteigen.

Achtung: Vollzeitstudium oder Ausbildungsbetrieb zählen als „erste Tätigkeitsstätte“, daher dürfen Sie und Ihre Mitfahrer nur die Pendlerpauschale, also 30 Cent je Kilometer des einfachen Weges ansetzen.

Fortbildung bei Arbeitslosen

Als Arbeitsloser können Sie die Reisekosten für Ihre berufliche Weiterbildung abziehen.  Bei fehlenden Einnahmen sollten Sie diese Ausgaben für die Zukunft als „vorweggenommene Werbungskosten“ deklarieren, um dann in Jahren Steuern zu sparen, in denen Sie Einkünfte haben.

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